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澳门新莆京娱乐网站档案管理办法

发布时间: 2015-12-24 10:37:26 作者:本站编辑 来源: 本站原创 浏览次数: 我要评论()
摘要:

2004311日院长办公会通过)

第一章

第一条 为了加强学院档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、党政管理、基本建设等各项工作中的作用,更好地为学院改革、发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定,结合学院实际,制定本办法。

第二条 学院档案是指学院及所属各部门在教学、科研、党政管理、基本建设、财会、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同载体的材料。

第三条 档案工作是学院建设的重要基础工作之一,也是学院评估的重要内容之一,列入学院整体发展规划之中。各部门要把档案工作列入议事日程,加强领导,并把做好档案工作做为考核干部,检查工作的内容之一。

第四条 学院形成的各类档案,既是学院工作活动的真实记录,又是学院的宝贵财富,因此,实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 机构与职能

第五条 综合档案室设在学院办公室,由学院办公室负责管理,业务上接受上级档案管理部门指导、监督和检查。

第六条 学院各部门确定一名领导分管档案工作,同时指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管及归档工作,建立健全档案工作网络。

第七条 综合档案室集中统一管理全院各门类和载体的档案,严格按照国家规定接收、整理、鉴定、保管必须归档的各部门档案,对各部门档案工作进行指导和检查。

第八条 档案工作人员要有较高的政治思想水平,严守纪律,忠于职守,热爱档案事业,并保持相对稳定,以适应档案工作的需要。

第三章 经费、库房、设备

第九条 档案工作所需经费由学院单独立项,列入学院教育事业经费预算。

第十条 适应档案发展的需要,建立符合规范要求的专用档案库房,做到防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防尘。

第十一条 档案室按需配置整理桌、密集型档案柜、恒温、杀菌等设备。

第四章 材料的归档

第十二条 学院建立、健全材料归档制度,做到每项重要工作有完整、准确、系统的材料归档保存。学院的各项工作与档案实行“四同步”,即布置同步、检查同步、总结同步、验收同步,做到各项工作整个过程均有文字记载。

第十三条 学院实行材料形成单位、课题组立卷制度。各部门指定专人对在工作中形成的各类材料,按其自然形成规律,进行系统整理,经检查合格后,在规定时间内向综合档案室移交归档。

第十四条 学院各部门要将本部门涉及的党政管理、教学、出版、基建、财会、科研等六大类工作的记载,按照《中警院各部门档案归档范围及保管期限表》的要求及时归档。

第十五条 归档时间

1.各部门将本部门的材料在第二年上半年经过整理立卷后归档。

2.教学、学生档案,一般按学年归档。每届学生毕业后,由教务处、学生处整理立卷归档。

3.会计档案、凭证、账薄、报表由财会人员负责整理立卷,装订成册后,可暂由财会部门保存一至三年,期满后归档。

4.科研课题、基建项目档案,一般在课题、项目完成后,整理立卷,按年度归档。

5.电子声像档案暂由电教中心保存管理,待条件成熟后,再整理归档。

第十六条 归档要求

凡归档材料,一般要符合以下要求:

1.归档材料要收集齐全、完整,按照材料形成的规律和材料之间的历史联系分类立卷,使案卷能反映部门工作、活动的基本面貌。

2.归档案卷封面的各项目应填写清楚,案卷标题要确切、简明,注明保管期限,卷内材料应有次序地排列,填写“文件级目录”和“备考表”。

3.归档案卷按年度、次序排列,编制文件级目录一式两份,交接案卷时,双方根据文件级目录,清点核对并履行移交手续。

4.由各部门保管的材料档案要向综合档案室报送材料档案目录,以备学院查用。

第五章 档案保管

第十七条 综合档案室要按《高校实体档案分类法》对档案进行科学分类、编号、排列,以便于查找利用。

第十八条 档案人员要定期检查档案保管情况,对破损和字迹模糊的文件及时修复或复制。

第十九条 档案管理人员要有高度的责任心,要爱护档案资料,调阅搬迁档案资料时轻拿轻放,严禁搓柔、挤塞或撕裂档案,最大限度地减少档案的机械磨损。

第二十条 档案管理人员在工作中出现遗漏、丢失或损坏档案的,根据《中华人民共和国档案法》及相关规定给予处罚;在工作中成绩突出的给予适当奖励。

第二十一条 档案库房要保持清洁卫生,库房内不得保存与档案无关的物品。尽可能改善保管条件,以利于保护和延长档案寿命。

第二十二条 综合档案室要对全宗内档案数量进行准确的统计,收集档案利用效果信息,编制档案工作的统计年报,按时向档案的行政管理部门和上级主管部门报送基本情况统计表。

第二十三条 综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定,确定存、毁,鉴定工作应在院办主任的领导下,由综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组,登记造册并报主管院领导批准后,由专人负责,在指定地点销毁。

第六章 档案的保密与利用

第二十四条 档案工作人员严格执行国家和学院的保密制度,对档案形成部门规定限制利用的档案。提供利用时,必须履行审批手续,正确处理保密与利用的关系。

第二十五条 学院综合档案室所存档案,主要供本校利用。各部门借阅时,原件一般不得带出档案室。确需借出者,经档案室主任同意后,履行借阅手续,尽快归还。

第二十六条 查阅大量或重要档案时,需经院办领导或归档部门领导同意,并履行借阅手续。

第二十七条 外单位查阅档案,需持单位介绍信,经院办领导同意。重要档案需经主管院领导批准,方可查阅。

第二十八条 借阅利用档案时,不准在档案资料上加注,勾划、涂改、折叠,更不能抽拆文件,如发现上述情况,按《中华人民共和国档案法》规定追究责任。

第二十九条 借阅利用档案者不经档案管理人员允许,不得随便摘抄、拍照、复制。

第七章

第三十条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起施行。

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